Selv om latviske arbeidsgivere indikerer dette ansatte føler ikke fallet i produktivitet, hver tredje eller 32% av de arbeidende innbyggerne i landet innrømmer at produktiviteten deres har gått ned på grunn av påvirkningen fra den globale pandemien, konkluderte studien «Kantar TNS». I tillegg har pandemien negativt påvirket Latvias samlede produktivitetsindikatorer. Det vil si at til tross for at det gjennomsnittlige produktivitetsnivået i EU (EU) falt nesten fire ganger så raskt i 2020, er nivået vårt fortsatt et av de laveste i regionen: det er bare 51,7 % av gjennomsnittsnivået i EU , ifølge den latviske produktivitetsrapporten.

Manglende forståelse for problemstillinger og prosesser blant såkalte beslutningstakere har i stor grad bidratt til denne situasjonen. For det første møter latviske arbeidsgivere jevnlig problemer med å planlegge det fysiske arbeidsmiljøet. Ergonomi er bare en – den mest synlige – av dem. For det andre har mange ennå ikke forstått at de mest effektive produktivitetsforbedrende tiltakene er knyttet til vekst av ansatte, forbedring av deres kunnskap og faglige ferdigheter. For det tredje er det latviske forretningsmiljøet fortsatt veldig byråkratisk: vi utfører for mange overflødige oppgaver hver dag, som ikke bidrar med noe til produktiviteten.

Med tanke på produktivitetens innvirkning på bedriftsøkonomisk vekst, fokuserer bedrifter fra hele verden, inkludert Latvia, i økende grad på sine markedsføringstiltak. Og erfaring så langt viser at dette ikke alltid betyr å jobbe lenger og hardere. I de fleste tilfeller betyr dette å jobbe smartere, fordi en person ikke er en robot: Selv ekstremt dyktige ansatte kan ikke jobbe produktivt i åtte timer uten å stoppe.

Smarte eksperimenter lønner seg

Det finnes mange ulike løsninger som bedrifter bruker for å øke produktiviteten. For eksempel, inspirert av «eksperimentene» på Island, Finland og Sverige, selv i det latviske offentlige rom kommer det flere og flere forslag om å redusere offisiell arbeidstid. Mer enn 35 % av latviske innbyggere innrømmer at de ikke er produktive mer enn fem eller seks timer om dagen, ifølge data fra BSMS og «Norstat». Flere internasjonale studier viser imidlertid at en person er produktiv i bare 2 timer og 53 minutter om dagen.

Noen arbeidsgivere praktiserer allerede forskjellige modeller for korttidsarbeid. Det er bedrifter som forkorter sommerarbeidsuken til 33-35 timer for hele teamet eller for noen strukturelle enheter, noe som gir ansatte mulighet til å dedikere mer tid til hvile. På den annen side tar «DeskTime»-selskapet til «Draugiem Group» i tillegg til reduksjon av arbeidsuken i sommermånedene, i den daglige planleggingen av bedriftens daglige arbeid, hensyn til at gjennomsnittlig tid dedikert til arbeidsoppgaver til ansatte er ca. syv timer om dagen. Dette ble konkludert med å analysere dataene til det egenutviklede arbeidsregnskapssystemet.

«Vi er veldig nøye med å sikre at ansatte ikke blir overarbeidet, da dette øker risikoen for utbrenthet og turnover. Å utsette arbeidet i siste liten faller heller ikke i DeskTimes smak, da disse situasjonene forårsaker unødvendig stress. Alt dette, men spesielt søk og opplæring av nye spesialister, koster for mye i det lange løp, noe som ikke er gunstig for oss som selskap. Derfor prøver vi å planlegge ressursene klokt og objektivt. Erfaringene så langt viser at de fleste arbeidere klarer å returnere innen disse syv timene, noe som gjør at de kan reise hjem tidligere. Hvis noen ikke passer inn, etter å ha vurdert den reelle situasjonen, blir de tildelt ekstra personell eller betalt overtid,» avslører Uģis Briedis, forretningsutviklingssjef i «DeskTime», og legger til at ansatte selv vurderer også denne modellen for arbeidsorganisering positivt.

Til tross for den positive erfaringen fra disse selskapene, er de fleste latviske arbeidsgivere skeptiske til ideen om å redusere offisiell arbeidstid. Noen er overbevist om at dette vil ha en negativ innvirkning på virksomhetens effektivitet, da driftskostnadene vil forbli uendret, mens inntektene vil øke i form av salgsvolum, antall kunder som betjenes osv. vil avta kraftig på grunn av fallet. Andre mener dette kan bidra til en enda større mangel på arbeidskraft, da det ikke vil være mulig å redusere arbeidstiden samtidig som gjennomsnittlig arbeidslønn opprettholdes. Andre mener at andre løsninger, som fleksibel arbeidstid, kan forbedre produktiviteten mer enn en forkortet arbeidsdag.

Kunnskapens rolle er ikke tilstrekkelig verdsatt

Erfaringene så langt viser at den største utfordringen for gründere er å definere det første trinnet for å begynne å klatre opp i «fjellet» av produktivitet, fordi det ikke finnes noen slik universell plan: alle handler i henhold til deres overbevisning. Eksperter anbefaler å vurdere to ting før du tar en beslutning. For det første hvilke prosesser som viser de største produktivitetstapene. For det andre, hvordan de kommende endringene vil forbedre produktiviteten, siden endringer som skaper ekstra arbeidsbelastninger er ineffektive.

Den mest pålitelige og nøyaktige indikatoren på produktivitet er kvantitative avlesninger, for eksempel produksjonsmengde, antall kunder som betjenes eller antall tjenester som selges i en gitt tidsperiode – per minutt, per time, per dag. Lederen skal ikke bare kunne lese dataene, men også kunne ta beslutninger basert på den. Han må også være i stand til objektivt å vurdere faktorene som forårsaker svingninger i disse kvantitative indikatorene. Det du absolutt bør begynne med er å vurdere hvor organisert arbeidsmiljøet er og om arbeidsprosessene er standardiserte.

«En ansatts sikkerhet og fysiske og følelsesmessige velvære påvirkes i stor grad av deres kunnskap og forståelse av hvordan og hvorfor denne eller den oppgaven skal utføres, hvorfor etablerte kvalitetsstandarder må følges i arbeidsprosessen, og hvordan det bidrar til å oppnå mål satt i organisasjonen. Jo mer informert og kunnskapsrik en ansatt er, jo mer komfortabel føler han seg på arbeidsplassen. Dette oppmuntrer igjen den ansattes ansvarlige holdning til daglige arbeidsoppgaver og involvering i oppnåelse av felles mål», understreker Santa Rudzīte, leder for kvalitetskontrollavdelingen til «PATA».